参与活动收尾工作的10个实战技巧

上周三下午三点，老张在茶水间拉住我吐槽："上次展会撤场时，五个同事追着物流车跑，签到台还落下两箱物料..."这种兵荒马乱的场景其实完全可以避免。作为参与过137场活动收尾的老手，我整理了这些年在实战中验证有效的技巧，帮你把活动收尾变成加分项。

一、收尾工作准备清单

别等到活动结束才收拾残局，这三个关键节点要特别注意：

• 活动前72小时：确认各环节负责人联系方式，打印纸质版通讯录
• 活动进行时：指定专人实时记录设备使用情况（建议用共享在线表格）
• 结束前1小时：提前联系好清洁团队和物流车辆（比常规时间早30分钟到位）

物资管理黄金法则

物资类型	回收时间	常见失误
电子设备	活动结束前1小时	忘记拆除固定胶带
印刷物料	人流减少50%时	遗漏易拉宝背面二维码
装饰物品	合影环节结束后	损坏墙面被扣保证金

二、高效收尾的沟通秘诀

上个月某品牌发布会后，因为沟通失误导致10箱样品被误运到海南。记住这三个沟通要点：

• 使用颜色标签系统（红色-立即处理/黄色-暂存/绿色-丢弃）
• 每30分钟同步进度（建议用企业微信的快速会议功能）
• 准备应急沟通包（含充电宝、纸质流程表、记号笔）

现场人员协作对比表

协作方式	平均耗时	出错率
口头传达	42分钟	63%
群消息通知	28分钟	37%
可视化看板	19分钟	12%

三、容易被忽略的收尾细节

去年行业峰会后，某公司因为没做这个动作损失了23个潜在客户：

• 在撤场前1小时拍摄全景照片（用于后续宣传和纠纷举证）
• 检查所有插座接口（去年有公司漏拔烧水壶引发短路）
• 给保洁人员准备材质说明卡（避免误擦特殊涂层墙面）

活动结束的广播响起时，隔壁展位的小李已经开始整理客户名片。他掏出准备好的分装袋，按意向程度把名片装进不同颜色的信封。这个动作让他后续的客户跟进效率提升了40%，而我的咖啡杯还留在演讲台上...